Команда
К кому обратиться. По вопросам проекта сначала обращайтесь к его владельцу.
WIKI / ДОКУМЕНТАЦИЯ КОМАНДЫБаза знаний в Notion.
База знаний в Notion.
Опыт остаётся в команде.
Соберите базу знаний в Notion, которая отвечает на рабочие вопросы: где инструкция, кто её проверяет и как понять, что ей можно доверять.
Открыть пример базыПрактическое руководство · на русском▤
Студия «Форма»
Внутренняя wiki · учебный пример
01
Начать работуЛюди, роли и договорённости
02
Сделать качественноСтандарты и инструкции
03
Найти решениеКонтекст принятых решений
02 / ПРАКТИКАВосемь разделов.
Восемь разделов.
Один понятный вход.
Не стройте навигацию только по отделам. Названия должны подсказывать человеку, где искать ответ.
Услуги
Что входит в айдентику. Базовый состав: согласованная концепция, логотип, палитра, типографика и краткие правила применения.
Процессы
Как передать макет в производство. Проверьте формат, вылеты, цветовой профиль и доступность шрифтов по требованиям подрядчика.
Качество
Чек-лист перед дизайн-ревью. Сформулируйте задачу и аудиторию.
Клиенты
Как собирать обратную связь. Попросите клиента объединить замечания в один документ и указать, какую задачу решает каждая правка.
Инструменты
Как запросить доступ. В заявке укажите инструмент, цель и требуемый уровень доступа.
Термины
Что такое мастер-макет. Мастер-макет — согласованная основа для последующих адаптаций.
Решения
Почему мы проверяем пробную печать. Экран не воспроизводит свойства бумаги и печати.
03 / ПРАКТИКАИнструкция, которую
Инструкция, которую
можно выполнить.
Разберём передачу макета. Хорошая статья описывает границы применения и проверяемое действие, а не общие пожелания.
ПРОИЗВОДСТВО
Передать макет в печать
Применяется к согласованным печатным носителям.
- Уточнить технические требования подрядчика.
- Проверить файл по согласованному профилю.
- Приложить контрольный PDF с номером версии.
- Получить подтверждение перед запуском тиража.
Владелец: продюсер · Пересмотр: перед сменой подрядчика
Назначение
Читатель сразу понимает, к какой ситуации относится статья.
Последовательность
Каждый шаг можно проверить. Нет формулировки «сделайте хорошо».
Ответственность
У материала есть владелец и повод для следующей проверки.
04 / ПРАКТИКАНужный ответ
Нужный ответ
без обхода всех папок.
Попробуйте найти инструкцию по слову «печать», «доступ» или «клиент». Поиск работает по восьми учебным статьям ниже.
К кому обратиться
По вопросам проекта сначала обращайтесь к его владельцу. Дизайн-ревью ведёт ведущий дизайнер, подготовку файлов — специалист по производству. Если владелец неизвестен, отметьте это в карточке запроса.
Владелец: Операционный менеджер8 статей
05 / ПРАКТИКА
Посмотрите, как устроена wiki.
Официальный короткий обзор базы знаний в Notion. Используйте его как ориентир по устройству, а структуру подберите под вопросы своей команды.
Текстовое пояснение к видео
Ролик показывает устройство wiki: общую страницу и расположенные внутри неё разделы. В вашей базе названия и состав должны соответствовать частым вопросам команды. Не переносите чужую структуру целиком, если её разделы вам не нужны.
01
Выделите точку входа, с которой сотрудник найдёт нужный раздел.
02
Соберите инструкции в понятные группы и назначьте владельцев.
03
Проверяйте, находится ли нужный ответ без помощи автора базы.
06 / ПРАКТИКАПорядок — это процесс,
Порядок — это процесс,
а не разовая уборка.
Живая база меняется вместе с работой. Шесть простых правил помогают не превратить её в архив недостоверных инструкций.
У каждой статьи есть владелец
Он отвечает за содержание и принимает сообщения об ошибках.
Обновление по событию
Новый инструмент, подрядчик или процесс — повод проверить связанную инструкцию.
Одна тема — одна основная статья
В других местах размещайте ссылку, а не копию текста.
Архив отдельно от действующего
Устаревший документ может объяснять историю, но не должен выглядеть актуальной инструкцией.
Название начинается с задачи
«Как запросить доступ» найти проще, чем «Важная информация 2».
Обратная связь рядом с текстом
Дайте человеку понятный способ сообщить, какой шаг не сработал.
07 / ПРАКТИКА
Вопросы о базе знаний
Чем wiki отличается от папки документов?
У wiki есть точки входа, связи между материалами и понятные правила поддержания. Папка может быть её частью, но сама по себе не объясняет, какой документ основной.
Сколько разделов нужно на старте?
Столько, сколько нужно для частых вопросов команды. Восемь разделов здесь — пример, а не обязательный стандарт. Пустые разделы лучше не создавать заранее.
Как поступить с двумя похожими инструкциями?
Определите основную, перенесите в неё уникальные полезные сведения и замените вторую ссылкой или архивной пометкой.
Нужно ли открывать всю базу каждому сотруднику?
Нет. Доступ должен соответствовать роли и содержанию. Общие инструкции и конфиденциальные материалы лучше разделить.
ВАШ СЛЕДУЮЩИЙ ШАГПусть ответ находится
Пусть ответ находится
раньше, чем возникает вопрос в чате.
Начните с пяти инструкций, которые команда запрашивает чаще всего.
Попробовать